Comment ?

Première étape : analyse et diagnostic :

Est adressé, avant toute intervention sur site un questionnaire complet permettant, rapidement et superficiellement, de connaître le cabinet et d'appréhender son fonctionnement : nombre d'associés et de collaborateurs, d'assistantes et secrétaires, domaines d'intervention et répartition des tâches de chacun de ses membres , gestion des dossiers, de la facturation, moyens matériels et techniques , nomadisme etc.

Dans la même logique, sont examinés les documents comptables, bilans et comptes de résultats.

Cette phase, préliminaire étant faite, l'audit proprement dit se déroule sur site au cours duquel tous les membres du cabinet et éventuellement des intervenants extérieurs (expert-comptable ou prestataire informatique par exemple) sont auditionnés permettant ainsi à l'auditeur d'appréhender le ressenti de chacun et recueillir ses observations sur le fonctionnement général du cabinet.

À cette occasion, il est procédé à l'analyse et diagnostic de son fonctionnement et ce, à tous les niveaux ...

De l'accueil de la clientèle à l'immatriculation du dossier jusqu'à son archivage en passant par son suivi, les alertes et agendas, la gestion financière,de la clientèle, de l'honoraire , de la communication , des procédures internes etc.

Ce n'est qu'après cette première phase, objective, de constat qu'est abordée la deuxième, relative aux solutions et remèdes appropriés à la situation du cabinet et aussi... pour ne pas dire surtout..... à la personnalité de ses membres !

Deuxième étape : solutions et remèdes :

L'expérience démontre que c'est l'absence ou la mauvaise gestion du temps qui reste la cause essentielle des dysfonctionnements des cabinets.

Le temps de la consultation, de l'étude, de la réflexion, de la rédaction, des plaidoiries, de la formation, de la communication interne avec les associés, collaborateurs, assistantes, avec la clientèle, le temps de la prospection...

De telle sorte qu'il n'en reste plus pour la gestion, toujours remise au lendemain pour être, finalement, complètement délaissée.

Il faut donc, dégager du temps et, pour ce faire, réfléchir à ce qui peut être automatisé (renseignement du dossier, conventions d'honoraires, saisie des temps passés, tableaux de bord, états de facturation/règlement/trésorerie, gestion des mails et des pièces,)et/ou être délégué, voire supprimé ou externalisé de telle sorte que l'avocat puisse, enfin, et sans charge de travail supplémentaire, revenir à son cœur de métier : la défense des intérêts de ses clients.